Gestão de Bases de Dados Textuais – Knosys
Introdução
Knosys Blue é um sistema Enterprise Content Manager, de gestão de informação de tipo textual pouco estruturada. Knosys Blue tem capacidade para processar grandes de informação e possibilita a gestão e exploração de tipos de dados textuais e de objetos multimídia.
A capacidade e fiabilidade das bases de dados é a sua característica mais notável, juntamente com a sua facilidade de utilização e manutenção on-line dos dados por distintos usuários. A atualização e indexação dos documentos realiza-se em tempo real e a texto completo.
Knosys Blue foi desenvolvido integralmente por Micronet S.A, empresa de capital totalmente espanhol, desde os finais dos anos 80 e a sua última versão, a suite “Knosys Blue One”, data deste mesmo ano de 2016. Esta suite, ou conjunto de programas, reúne todas as ferramentas necessárias para uma gestão documental integral incluindo os processos de negócio, ou “workflows”, que implica a distribuição e gestão automatizada de documentos dentro de uma organização.
Benefícios produzidos pela utilização da suite “Knosys Blue One”
Knosys Blue One é a evolução do mais potente gestor documental para a gestão mais inteligente de processos de negócio. A SGW (Brasil) trabalha com uma única obsessão; ajudar os nossos clientes a gerir e a proteger a sua informação da maneira mais eficaz e cômoda possível. Estes objetivos resumem-se nos seguintes 8 principais benefícios para o utilizador:
- Poderá gerir os procedimentos da sua organização de forma automática e segundo os seus próprios critérios.
As principais tarefas administrativas, são perfeitamente controláveis através de uma ferramenta de “Workflow”, como Knosys Blue One. Validação de faturas, gestão de expedientes, controle de pedidos, tarefas de arquivo, publicação web, controle de despesas, etc… são processos controlados de forma automática, uma vez definidos os participantes, prazos, tarefas e regras de decisão sobre os mesmos. Além disso, é a ferramenta que se irá adaptar às suas formas de trabalho e não o inverso. - Potenciará o trabalho em equipe e o cumprimento exato do ciclo de vida dos documentos.
Knosys Blue One permite-lhe uma transparente atribuição de tarefas aos membros da equipe, tornando-os responsáveis das mesmas, de uma forma clarividente, facilitando a delegação e o trabalho coletivo, assegurando também a todo o momento, que as regras e critérios estabelecidos para a gestão documental, serão respeitados e cumpridos com exatidão. - Reduzirá drasticamente o risco de erro humano e eliminará as perdas de documentos.
Os documentos afetados por um ou vários processos de negócio são bloqueados temporariamente para evitar a sua utilização errônea, para nos assegurarmos da sua validação, e da sua consistência posterior, uma vez que o processo esteja terminado. Knosys Blue One permite fechar documentos evitando alterações posteriores não autorizadas, assim como, garantir um repositório único atualizado e correto. Uma vez que um documento entre num processo, é perfeitamente localizável e a sua evolução é rastreada a todo o momento. - Conhecerá o estado das tarefas atribuídas.
Dependendo do método de trabalho, controlar o estado da atividade de uma equipe humana e o grau de cumprimento das tarefas atribuídas, pode não ser simples e requerer mais tempo do que o desejável. Knosys Blue One, proporciona num separador independente informação detalhada, clara e objetiva de cada um dos processos ativos. Além disso, dispõe de um histórico onde poderá ver todos os processos realizados passo a passo. - Poderá estabelecer prazos e notificações, assim como, incorporar alertas à sua gestão documental.
A definição de processos de negócio mediante Knosys Blue One, incorpora o estabelecimento de prazos máximos para a realização das tarefas e, obviamente, a notificação da sua superação ao administrador, possibilitando a tomada de medidas corretoras sem perdas adicionais de tempo. Também permite estabelecer alertas individuais sobre documentos concretos, que despoletem avisos para que nada seja esquecido. - Poderá estabelecer procedimentos automáticos sobre qualquer pasta de recepção de documentos.
Poderá atribuir vigilâncias a pastas para que os ficheiros que cheguem às mesmas sejam automaticamente incorporados na base de dados e se iniciem os processos definidos, sem necessidade de ação humana sobre eles. Poderá estabelecer ações diferentes segundo os tipos de ficheiros e definir as suas regras de importação de forma simples e flexível. - Aumentará a sua produtividade e a de toda a sua equipa, eliminando pesquisas desesperantes de documentos.
O potente sistema de indexação permitirá localizar qualquer informação ou documento em questão de segundos, sem esperas nem atrasos, com a enorme poupança de tempo que isto representa para qualquer organização. O gestor documental conta com mais de 20 anos de experiência em todo o tipo de sectores e cenários de negócio.
Estima-se em mais de 300 horas anuais, o tempo dedicado por trabalhador à pesquisa de documentos e mais de 8, as tentativas necessárias, para a sua correta localização. 93,8% dos nossos clientes confirmam um incremento alto ou muito alto da eficácia das suas equipes humanas após a implementação de qualquer das nossas ferramentas de gestão documental nas suas organizações. - Reduzirá os custos na generalidade, mas especialmente na poupança de papel.
Em média, um documento imprime-se ou fotocopia-se 19 vezes numa organização. Duas de cada cinco páginas que se fotocopiam ou imprimem no escritório são para “uso diário”, terminam o dia, no lixo. Além disso, após 20 anos de processos de informatização das organizações, 36% dos trabalhadores assegura continuar a consumir o mesmo papel que anteriormente. Knosys Blue One permite uma clara poupança neste capítulo.
Conteúdo da suite Knosys Blue One
- Gestor documental Knosys Blue Enterprise 3.0
A edição com mais potência de Knosys Blue na sua versão cliente / servidor. Permite até 30 BBDD abertas simultaneamente, 2.000.000 de documentos por BBDD e até 250 campos por BBDD. - Sistema de gestão de fluxos de trabalho (Workflow)
O sistema administrador de fluxo de trabalhos que lhe permitirá gerir e organizar o trabalho da sua organização. - Knosys Blue Watcher
O módulo de captura automática de dados a partir de uma ou várias pastas. - Knosys Blue Cloud
Para ligar com as bases de dados através de Internet e poder trabalhar com elas. Não necessita de qualquer instalação e as alterações realizadas na base de dados são imediatas.
Knosys Blue Enterprise é uma ferramenta com arquitetura cliente-servidor idônea para armazenar, organizar e gerir toda a informação que qualquer organização produz diariamente. Propostas, faturas, correios eletrónicos, clientes, imagens, áudio, vídeo… documentação de todo tipo.
Com Knosys Blue Enterprise é possível recolher informação de documentos de Microsoft Word ou Excel entre outros, e convertê-la em conteúdo de campos, de maneira que localizar a informação necessária num dado momento é imediato, graças ao seu potente motor de pesquisa.
A sua arquitetura cliente-servidor permite o acesso à informação através de rede, intranet, extranet ou internet. Assim sendo, é possível gerir e administrar as bases de dados e alimentá-las através das mesmas vias.
➢ Consulta qualquer dado, utilizando um potente motor de pesquisa que devolverá os resultados no instante.
➢ Possibilidade de realizar pesquisas em 30 bases de dados simultaneamente.
➢ Partilha a sua informação com quem quiser, enviando-a por correio eletrônico (requer um cliente de correio eletrônico e ligação à Internet).
➢ Importação automática de dados por ODBC (Excel© e Access©).
➢ Indexação e/ou extração do conteúdo de arquivos de texto (Office, PDF, HTML, TXT, RTF).
➢ Extração de propriedades (metadados) de ficheiros Office e PDF.
➢ Enlace entre documentos de múltiplas BBDD.
➢ Até 30 BBDD abertas simultáneamente.
➢ Até 2.000.000 documentos por BBDD.
➢ Até 250 campos em cada BBDD.
➢ Licenças concorrentes e instalação remota.
➢ Gestão de BBDD partilhadas.
➢ Importação automática de correio electrónico.
➢ Sistema de alertas e notificações.
➢ Segurança segundo LOPD (3 níveis).
➢ Compatível com serviços web.
➢ Impressão directa a PDF (com ou sem assinatura eletrônica).
Knosys Blue Workflow é a solução para, automatizar a distribuição da informação dentro de uma organização, a gestão integral do ciclo de vida documental dentro dela e a adaptação de ambos à automatização dos processos de negócio da mesma.
Trata-se resumidamente de:
➢ Sistema global, standard, potente, flexível, robusto e seguro.
➢ Permite estruturar o trabalho em equipe e o cumprimento dos procedimentos mais habituais das organizações.
➢ Personalizável para o seu completo ajuste às “normas de negócio” e critérios de cada organização.
➢ Tecnologia “Activiti” de maior aceitação internacional pelo seu motor BPMN2; leve, rápido e robusto para plataformas Java.
➢ Criação assistida de processos pelos administradores das BBDD.
➢ Bandeja “as minhas tarefas” por utilizador com atribuição e alertas sobre prazos.
➢ Processos programados automaticamente.
➢ Processos sobre documentos ou sobre seleções de documentos.
➢ 8 processos básicos sobre documentos e 4 sobre seleções ampliáveis.
➢ Permite consultas sobre o grau de cumprimento das tarefas atribuídas.
Este programa aumenta extraordinariamente a produtividade de todo o sistema automatizando a importação da informação
➢ De cada vez que entre nova informação numa pasta vigiada, esta será importada automaticamente de imediato, ou em horário determinado, para não degradar a velocidade do sistema ou do trabalho corrente.
➢ Os critérios de importação são personalizáveis e atribuídos por pastas, para que possa haver um perfil de importação por cada pasta. Permite ao usuário a seleção de pastas de unidades locais para vigiar, assim como, criar os critérios de importação para cada pasta vigiada.
➢ Possibilidade de que cada pasta possa ser importada para uma base de dados distinta, sempre que o usuário tenha direitos de criação de documentos. Opção para uma importação assistida ou não, por parte do usuário.
➢ Cria um relatório de erros da importação, se os houver.
➢ Mantém um histórico de arquivos importados em Knosys, para guardar informação de toda a actividade realizada.
➢ Contém um intuitivo assistente para uma configuração simples com opções para, por exemplo, estabelecer as pastas a vigiar ou decidir os horários de importação.
Knosys Blue Cloud é a solução Knosys Blue para ligação com as bases de dados através da Internet. Não necessita de qualquer instalação e as alterações realizadas na base de dados são imediatas.
Características:
➢ Agora as bases de dados Knosys Blue podem-se gerir por via web.
➢ As funções de pesquisa, visualização e edição de documentos, totalmente disponíveis sem qualquer instalação.
➢ Um interface simplificado que permite maior agilidade na operação remota das bases de dados.
➢ Com Knosys Blue Cloud, já não é necessário que os gestores das bases de dados fisicamente na empresa, o que permite externalizar tarefas e otimizar recursos humanos.
➢ O computador necessário para a utilização de Knosys Blue Cloud, não necessita de uma grande potência já que não há instalação de software. Basta uma ligação à Internet e um navegador compatível para poder trabalhar.